Registra Recibidos a Satisfacción con HandyBot

Al abrir la conversación, HandyBot te saluda por tu nombre y te pregunta qué quieres hacer. El único botón es “📥 Crear entradas”.

Si tu sesión anterior se cerró por inactividad, antes del saludo verás: “⌛ Tu sesión anterior expiró por inactividad. Empezamos de nuevo.”

HandyBot muestra las sociedades disponibles, una por fila. Toca la que corresponda.

Al elegir, HandyBot confirma: “✅ Sociedad seleccionada: [nombre de la sociedad].”

Si tu sociedad lo requiere, HandyBot pregunta a qué ciudad pertenece la entrada y muestra solo las ciudades habilitadas para esa sociedad. Algunas sociedades ofrecen todas sus ciudades; otras, solo una o dos. HandyBot confirma: “✅ Centro de operación seleccionado: [nombre del centro].”

Si la sociedad no requiere esta elección, HandyBot asigna el centro principal y sigue al paso siguiente sin preguntar.

HandyBot pregunta cómo quieres buscar. Tienes dos opciones y, al elegir una, te lo confirma con “✅ Modalidad seleccionada: …”.

Buscar por proveedor

Escribe el NIT o el nombre del proveedor. Si escribes solo números, HandyBot lo toma como NIT (coincidencia exacta). Con cualquier otro texto lo toma como nombre y te muestra las coincidencias para elegir. El nombre admite letras, números, espacio, punto, & y guion, hasta 100 caracteres.

Buscar por número de OC

Escribe el prefijo del tipo de documento (2 o 3 letras) y el consecutivo, por ejemplo OM14340 u OM14744. Puedes escribir varias órdenes en el mismo mensaje, separadas por espacio, coma, punto y coma, guion o diagonal.

HandyBot muestra las órdenes en una tabla, de 10 en 10, con el proveedor y el centro de tu sesión siempre visibles. Cada orden indica su número, el estado que trae Siesa y cuántos ítems quedan pendientes en tu centro (“Sin ítems pendientes”, “1 ítem” o “N ítems”).

Solo aparecen las órdenes que todavía tienen algo pendiente en tu centro, y solo las líneas de ese centro.

• Por proveedor: marca una o varias órdenes con la casilla y pulsa “Confirmar selección”.
• Por número de OC: pulsa “Continuar con N orden(es)”.

Cuando tu búsqueda por OC incluye órdenes que no se pueden procesar, HandyBot te las muestra en tablas aparte con el motivo: no existe, su estado no es procesable, está fuera del rango de búsqueda o su mes aún no está habilitado.

Para cada orden elegida, HandyBot pregunta cómo quieres registrarla. “Total” ya viene seleccionado en todas las filas: si es lo que necesitas, solo pulsa “Confirmar selección”. Para recibir solo una parte, cambia esa orden a “Parcial”.

Si una orden tiene una sola línea pendiente en tu centro y esa cantidad es exactamente 1, HandyBot la prepara como total y no te pregunta.

Después te muestra un resumen de la preparación: cuántas solicitudes quedaron como total, parcial u omitida.

Si elegiste “Parcial”, HandyBot muestra la tarjeta “🧾 Detalle de la solicitud” con el centro, el proveedor y la orden, y una tabla con cada línea pendiente: descripción, cantidad pedida, cantidad pendiente, valor unitario y el campo “Cantidad a recibir”.

En ese campo escribe un número entero mayor que cero y que no supere el pendiente de la línea. Debes indicar cantidad en al menos una línea; las que dejes vacías no se reciben.

Si elegiste “Total”, no escribes nada: HandyBot toma todo el pendiente de cada línea de tu centro.

Antes de enviar nada a Siesa, HandyBot te muestra “📤 Revisa antes de enviar a Siesa (N solicitudes)” con el detalle de cada solicitud: orden de compra, sociedad, ciudad, proveedor, modalidad, fecha e ítems.

• Confirmar y enviar: crea las entradas en Siesa.
• Volver y modificar: regresa a la selección para corregir órdenes, cantidades o modalidad.
• Cancelar lote: descarta todo sin enviar nada a Siesa.
• Reiniciar: empieza de nuevo.

Al pulsar “Confirmar y enviar”, la tarjeta se bloquea y los botones se reemplazan por un acuse verde con tu nombre y la hora (“✅ Confirmaste el envío”). Mientras se procesa verás “⏳ Enviando a Siesa, esto puede tardar unos segundos...”. No vuelvas a pulsar el botón.

HandyBot procesa cada solicitud por separado: si una falla, las demás que ya se crearon siguen creadas. Al terminar muestra el resultado del lote. Si Siesa aceptó la entrada, el estado es “✅ Aprobada” y la columna “Referencia de entrada” trae el código del documento creado.

Si el lote tiene varios proveedores, cada uno aparece bajo su propia franja “Proveedor: …”.

Los botones son “Crear otra entrada” y “Finalizar”. Si no vas a crear otra entrada, pulsa “Finalizar”: la sesión también se cierra sola tras 10 minutos sin actividad.

En la misma tarjeta, cada solicitud puede tener otro estado:

• Omitida: no se envió porque, al revisar la orden justo antes del envío, algo había cambiado: la orden ya no existe o ya no tiene pendiente en tu centro, cambió su estado, cambió la sociedad, faltaba una unidad de medida, cambió la información contable o una cantidad parcial ya no era válida.
• ❌ Rechazada: Siesa rechazó la solicitud. Verás el motivo debajo de la tabla. Si el rechazo es un error técnico interno de Siesa, el mensaje es “No fue posible completar la creación por un error interno de Siesa. Se guardó el detalle en el historial de intentos.”
• ❌ Envío no completado: la solicitud sigue pendiente; vuelve a intentarlo o avisa a un administrador.
• ⏳ Pendiente de verificación: resultado incierto. HandyBot envió la solicitud pero no recibió una respuesta concluyente de Siesa a tiempo. No significa que la entrada no se creó. Ver la sección 7.

Cuando el rechazo es porque el mes contable aún no está abierto en Siesa para esa sociedad, la tarjeta incluye un enlace “Más información” que lo explica.

El título de la tarjeta resume el lote, por ejemplo “⚠️ Lote enviado a Siesa: 1 aprobada, 1 rechazada, 1 pendiente de verificación, 1 omitida”.